Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

Stichting Classic SLS (Overgoo 15, 2266 JZ Leidschendam, KvK-nummer 41169109) organiseert de SLS Classic, de Tartan Classic en de mini-SLS en verstuurt een nieuwsbrief. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens en houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Deze verklaring geldt voor de websites slsclassic.nl en tartanclassic.nl met hun inschrijfsystemen, de SLS Classic app, de nieuwsbrief en onze evenementen. Vragen over privacy stel je via info@slsclassic.nl; het bestuur is eindverantwoordelijk. Wij zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en hebben die ook niet.

2. Welke gegevens wij verwerken, waarvoor en op welke grondslag

Wij verwerken gegevens van deelnemers (ook op de reservelijst), van de teamgenoot die je opgeeft, van nieuwsbriefabonnees en websitebezoekers, van contactpersonen van sponsors, hotels en leveranciers, en van medewerkers en vrijwilligers. De grondslagen verwijzen naar artikel 6 lid 1 AVG.

Daarnaast verwerken wij de gegevens die nodig zijn als de wet dat verplicht of om een klacht of geschil te behandelen.

Verplicht of vrijwillig? Naam, adres, geboortedatum, contactgegevens, paspoortnummer en de gegevens van de auto hebben wij nodig; zonder kan de inschrijving niet doorgaan.

Vrijwillig zijn: dieetwensen, allergieën en medische bijzonderheden, de nieuwsbrief, toestemming voor berichten namens sponsors en een apart e-mailadres voor de app. Het weigeren of intrekken van die toestemming heeft geen gevolgen voor je deelname.

Afmelden voor de nieuwsbrief stopt niet de berichten over je inschrijving, zoals acceptatie, keuring, routebescheiden en programmawijzigingen.

3. Gezondheid en dieet

Allergieën, medische bijzonderheden en dieetwensen zijn bijzondere persoonsgegevens (artikel 9 AVG). Invullen is vrijwillig; je inschrijving gaat ook zonder door. Je geeft er apart toestemming voor en kunt die altijd intrekken door het veld leeg te maken of te mailen naar info@slsclassic.nl. Alleen jij en enkele medewerkers met een specifiek recht kunnen deze gegevens zien. Hotels en cateraars krijgen alleen aantallen en dieetwensen, geen medische details. Wij bewaren ze maximaal vier maanden na het evenement.

Bij je inschrijving kun je ook aangeven dat je arts, verpleegkundige of anderszins medisch geschoold bent en bereid bent bij een incident te helpen. Dat is geen gegeven over jouw gezondheid, maar wij behandelen het met dezelfde zorg: wij delen het alleen met de wedstrijdleiding, en je bent nergens toe verplicht. Ook deze opgave bewaren wij maximaal vier maanden na het evenement.

4. De app en de snelheidscontrole

Het reglement bepaalt dat overschrijding van de maximumsnelheid strafpunten of uitsluiting kan opleveren. Dat controleren wij met de gegevens uit de app, die NovusLeo in onze opdracht verwerkt. Straffen worden tijdens het evenement bekendgemaakt en na afloop uit de publicatie gehaald.

Wij geven deze gegevens niet uit eigen beweging door aan politie of andere instanties, alleen als een autoriteit ze op grond van de wet vordert. Wij gebruiken je positie alleen tijdens het evenement, volgen je daarbuiten niet en delen je positie niet met andere deelnemers, behalve waar het reglement dat voorschrijft.

5. Foto’s en video’s

De gezichtsfoto en de foto van je auto die je bij inschrijving aanlevert, gebruiken wij met jouw toestemming voor de deelnemerslijst, het programmaboek, het uitslagenboek, de app en de website. Tijdens het evenement maken wij en onze fotografen beelden voor verslaglegging en promotie op onze website, in onze uitgaven, op sociale media en in de app (gerechtvaardigd belang).

Wil je dat beeldmateriaal waarop je herkenbaar bent wordt verwijderd, mail dan naar info@slsclassic.nl. Wij halen het van onze eigen kanalen, tenzij er een zwaarwegend belang is om dat niet te doen. Kanalen van anderen, zoals de pers of andere deelnemers, vallen buiten ons bereik.

6. Gegevens van anderen

Geef je gegevens op van je teamgenoot of van een contactpersoon voor noodgevallen, laat die persoon dat dan weten. Een noodcontact gebruiken wij alleen als er tijdens het evenement iets met jou aan de hand is.

7. Hoe lang wij gegevens bewaren

De termijnen voor gezondheidsgegevens, paspoortnummers, positiegegevens en logbestanden zijn keuzes van ons bestuur. De zeven jaar voor de financiële administratie en de vijf jaar voor klachten en geschillen volgen uit de wet.

Loopt er een klacht of procedure, dan bewaren wij de benodigde gegevens tot die is afgerond.

8. Met wie wij gegevens delen

Wij schakelen externe partijen in voor de website en het inschrijfsysteem, de app en de uitslagverwerking, het versturen van e-mail en de nieuwsbrief, betalingen en de financiële administratie. Zij verwerken je gegevens alleen in onze opdracht, op basis van een verwerkersovereenkomst.

Verder delen wij gegevens alleen voor zover nodig met:

• hotels en locaties op de route (reservering, dieetwensen en wettelijke gastregistratie);
• autosportorganisaties (vergunningen en officiële uitslag);
• autoriteiten, als de wet dat vereist;
• onze accountant, verzekeraar en adviseurs;

Sponsors en andere organisatoren van klassieke rally’s ontvangen géén deelnemersgegevens: geen namen, geen adressen geen e-mailadressen.

Binnen de organisatie ziet alleen degene wie ze nodig heeft voor zijn taak, deze gegevens. Wij verkopen of verhuren je gegevens niet.

Berichten namens sponsors. Onze sponsors maken de evenementen mede mogelijk. Daarom sturen wij soms een bericht namens een sponsor. Dat bericht komt van ons, niet van de sponsor: de sponsor levert de inhoud, wij versturen hem, en hij krijgt geen adresbestand. Je ontvangt deze berichten alleen als je daarvoor bij je inschrijving apart toestemming hebt gegeven, en je kunt die altijd intrekken via de afmeldknop of via info@slsclassic.nl. Dat heeft geen gevolgen voor je deelname.

Buiten de EER. De partijen voor e-mail en de nieuwsbrief zijn gevestigd in de Verenigde Staten en aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework. Voor de Tartan Classic in het Verenigd Koninkrijk geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.

9. Beveiliging

Wij beveiligen je gegevens met onder meer HTTPS, versleuteld opgeslagen wachtwoorden en toegang per rol, met een apart recht voor gezondheidsgegevens. Vermoed je misbruik, meld het via info@slsclassic.nl. Bij een datalek met risico voor jou melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij jou als de wet dat voorschrijft.

10. Je rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar, en je kunt gegeven toestemming altijd intrekken. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Verwijdering kan niet voor gegevens die wij wettelijk moeten bewaren of die deel uitmaken van het historisch archief; bij bezwaar daartegen wegen wij de belangen af.

Stuur je verzoek naar info@slsclassic.nl. Wij reageren kosteloos binnen een maand (bij complexe verzoeken uiterlijk drie maanden) en kunnen je vragen je te identificeren. Ben je niet tevreden, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl); wij horen het graag eerst zelf.

11. Overige punten

• Minderjarigen: gegevens van een navigator jonger dan 18 jaar verwerken wij alleen met toestemming van een ouder of voogd, die ook de deelnamevoorwaarden meetekent.
• Geen geautomatiseerde besluiten: de loting, toelating, technische keuring en straffen worden door mensen vastgesteld. Wij maken geen marketingprofielen.
• Cookies: wij gebruiken alleen functionele cookies (taalkeuze, inschrijfsessie, ingelogd blijven). Daarvoor is geen toestemming vereist, en daarom zie je bij ons geen cookiemelding.
• Wij gebruiken geen analytische cookies, geen bezoekersstatistieken, geen advertentiecookies, geen trackingpixels en geen sociale-mediaknoppen die meekijken; onze verwijzingen naar sociale media zijn gewone links.
• Wijzigingen: de actuele versie staat op slsclassic.nl. Belangrijke wijzigingen melden wij via de nieuwsbrief of per e-mail.

12. Contact

Stichting Classic SLS, Overgoo 15, 2266 JZ Leidschendam – info@slsclassic.nl